Syntax Literate : Jurnal Ilmiah Indonesia – ISSN : 2541-0849
e-ISSN : 2548-1398
Vol. 2,
No 10 Oktober 2017
SISTEM INFORMASI PEMASANGAN KWH METER TOKEN GUNA
MENINGKATKAN PELAYANAN PELANGGAN CV. DENIS PUTRA ELEKTRIKA CIREBON
Tedy Kuswantoro
AMIK
Bumi Nusantara Cirebon
tedikuswantoro@yahoo.co.id
Abstrak
Sistem informasi adalah sebuah sistem yang dirancang
untuk mempermudah kegiatan sebuah pekerjaan. Melalui sistem ini, sebuah
pekerjaan dapat dengan mudah mengatur dan mengelola kebutuhan administrasinya.
CV. Denis Putra Elektrika adalah sebuah perusahaan rekanan PLN (Persero). Namun
demikian, perusahaan tersebut tidak menggunakan sistem informasi sebagaimana
perusahaan rekanannya. Hasil dari hal tersebut, pekerjaan yang dilakukan
karyawan CV. Denis Putra Elektrika pun cenderung tidak teratur. Melalui sistem
ini, pekerjaan karyawan CV. Denis Putra Elektrika cenderung lebih teratur,
terarah dan sesuai dengan prosedur, yang dimana, prosedur tersebut telah dibuat
dan disesuaikan dengan sistem. Tidak berhenti disitu, pemasangan ini juga
memungkinkan karyawan memberi pelayanan terbaik bagi pelanggan. Pelanggan
menjadi lebih senang dan terpuaskan melalui keberadaan sistem ini. Pada
akhirnya, sistem informasi pemasangan KWH Meter Token amat berpengaruh terhadap
peningkatan pelayanan pelanggan CV. Denis Putra Elektrik Cirebon.
Kata Kunci: Sistem
Informasi, Pemasangan KWH, Meningkatkan pelayanan pelanggan.
Pendahuluan
Pemanfaatan kemajuan
teknologi informasi dalam kehidupan sehari-hari sudah menjadi suatu hal yang
banyak dilakukan berbagai instansi maupun perusahaan untuk menunjang kualitas
pelayanan serta keefektifan dalam bekerja. Sebagai contoh dalam sebuah
perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa penyedia energi listrik PT. PLN
(persero) tentu sangat diperlukan adanya media profesional dalam wujud sistem
informasi yang mampu memberikan kemudahan dalam menyelesaikan runtutan proses
pekerjaan. Mengingat semakin banyak masyarakat yang menggunakan jasa penyedia
energi listrik tersebut, maka Perusahaan Listrik Negara terus berusaha memenuhi
kebutuhan para konsumennya.
Listrik merupakan
sebuah energi yang dimanfaatkan oleh hampir semua lapisan masyarakan di dunia.
Oleh karenanya permintaan atas ketersediaan energi listrik pun akan semakin
meningkat mengingat pertumbuhan penduduk yang kian pesat. Sudah seharusnya
peningkatan permintaan tersebut diimbangi dengan proses pelayanan yang cepat
dan akurat demi memberikan kepuasan pada pelanggan. Pengingkatan permintaan itu
pula yang mendorong PT. PLN (Persero) untuk terus berinovasi terhadap produk
yang dijualnya. Jika sebelumnya masyarakat hanya dapat menikmati energi listrik
dengan KWH Meter Pascabayar dimana pelanggan membayar sesuai dengan jumlah
pemakaian listrik yang telah digunakannya. Kini PT. PLN (Persero) telah
meluncurkan listrik dengan KWH Meter Token yang memiliki lebih banyak
keuntungan. Untuk dapat menikmati energi listrik KWH Meter Token ini, pelanggan
dapat membeli kuota listrik yang hampir sama seperti saat membeli pulsa selular
dengan nominal tertentu sesuai kebutuhan.
Dengan metode semacam
ini dapat dipastikan pelanggan tersebut dapat mengontrol sendiri pemakaian
listriknya sehingga terhindar dari pemborosan pemakaian. Dengan hadirnya
terobosan baru ini, PT. PLN (Persero) telah mewajibkan pelanggan barunya untuk
menggunakan KWH Meter Token. Bagi pelanggan lama yang telah memakai KWH Meter
Paskabayar PT. PLN (Persero) sedikit demi sedikit akan dilakukan penggantian
alat dari KWH Meter Paskabayar ke KWH Meter Token. Sedangkan untuk proses
pemasangan alat dan instalasi, PT. PLN (Persero) menyerahkan sepenuhnya kepada
perusahaan rekanan.
Sebagai perusahaan
besar yang mengurusi persediaan energi listrik untuk negara, PT. PLN (Persero)
menerapkan pula kemajuan teknologi dalam aspek pendistribusian. Guna
meningkatkan efektifitas dalam melakukan pekerjaan mengolah data-data serta
menghasilkan informasi yang dapat diakses dengan mudah. Seperti yang sedang berkembang
yakni melalui komputer dan internet. Penggunaan internet sebagai media
penyampaian informasi saat ini telah banyak diterapkan di instalasi, organisasi
maupun perusahaan termasuk diantaranya PT. PLN (Persero). Sebagai perusahaan
yang telah menerapkan perkembangan teknologi informasi sebagai tolak ukur
keefektifan dalam bekerja dan mengolah data menjadi informasi, PT. PLN
(Persero) merupakan acuan bagi para perusahaan rekanannya yang juga ingin
memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dengan tujuan memperoleh
keefektifan dalam bekerja serta dapat meningkatkan daya saing dan
profesionalisme perusahaan juga dapat meningkatkan mutu layanan kepada
pelanggan.
Adalah CV. Denis Putra
Elektrika yang ingin berkontribusi memanfaatkan kemajuan teknologi informasi
dalam hal ini Website. CV. Denis Putra Elektrika merupakan perusahaan rekanan
PT. PLN (Persero) Distribusi Jawa Barat dan Banten untuk area Cirebon rayon
Sumber. Sudah menjadi hal yang lumrah, masih banyak perusahaan rekanan yang belum memiliki sistem komputerisasi
sebagaimana yang dimiliki perusahaan induknya, sehingga terjadi masalah-masalah
ketidakefisienan di segala kegiatannya. Kendala membuat laporan yang terlalu
lama, hilangnya data pemasangan, kebenaran data kurang akurat serta pencarian data
yang lama.
Kendala-kendala
tersebut di atas sangat diharapkan dapat diatasi dengan menerapkan suatu sistem
informasi pemasangan KWH meter token yang dapat memudahkan petugas dalam
melakukan pencatatan, penyimpanan, pengubahan, pencarian serta pengolahan
data-data pelanggan maupun data-data perusahaan menjadi sebuah laporan dan
informasi yang akurat.
Secara umum sistem
informasi sendiri adalah objek yang terdiri atas dua kata yang berbeda makna,
yakni sistem dan informasi. Sistem adalah sebuah berbagai elemen yang saling
terintegrasi satu dengan yang lain (Mc Leod: 2004). Sambung Leo, sistem sendiri memiliki arah dan tujuan yang
sama untuk masing-masing elemen yang terikat di dalamnya. Selaras dengan apa
yang disampaikan Mc Leod, Jogiyanto (1999)
menegaskan bahwa sistem adalah sebuah jaringan kerja yang juga saling
berhubungan satu dengan yang lain. Sambungnya, sistem tidak hanya terikat dalam
suatu prosedur semata, namun juga dengan tujuan yang sama dan dituju secara
bersama.
Beralih dari pengertian
sistem di atas, informasi merupakan segala hal yang berkaitan dengan penunjang
pembuatan keputusan (Oemar Hamalik: 1989). Sambung Oemar, informasi dapat
berbentuk fakta, pengetahuan serta hal lain yang menjadi pertimbangan atas
terbentuknya sebuah keputusan. Berdasar pada hal tersebut informasi menjadi
komoditi yang sangat penting, terlebih untuk pelaksanaan manajemen efektif
(John G, et. all: 1983).
Dengan berbagai
pengertian sistem dan informasi di atas, maka, peneliti kemudian mendapati
sistem informasi memiliki pengertian sebagai tata pengelolaan organisasi yang
menunjang transaksi harian, mingguan, hingga bulanan. Pengelolaan yang dimaksud
sendiri tidak hanya bersandar pada satu aspek semata, namun juga berjalan di
berbagai aspek, baik itu administrasi, keuangan, hingga tata laksanakan
kegiatan (Andri Kristanto: 2008).
Dari segala pengertian
di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi memiliki peran penting
dalam tata laksanakan perusahaan, terlebih untuk CV. Denis Putra Elektrika
Cirebon sebagai salah satu perusahaan rekanan Perusahaan Listrik Negara (PLN).
Untuk itu dalam penelitian yang telah dilakukan dapat diambil judul: “Sistem
Informasi Pemasangan KWH Meter Token Guna Meningkatkan Pelayanan Pelanggan CV.
Denis Putra Elektrika Cirebon”.
Metodologi
Penelitian
Dalam rangka mendukung
tercapainya pembangunan sistem informasi pemasangan KWH meter berbasis web,
maka penulis melakukan pengumpulan data,
pengembangan data, analisa data sistem prosedur pada sistem berjalan,
dan analisa sistem pada perancangan sistem yang diusulkan yaitu kegiatan–kegiatan sebagai berikut.
Teknik pengumpulan data
yang digunakan disini terbagi ke dalam 3 hal. Teknik tersebut diantaranya
adalah observasi, wawancara dan studi kepustakaan. Observasi sendiri adalah
teknik pengambilan data yang dilaksanakan secara langsung. Dengan kata lain,
teknik ini memungkinkan peneliti untuk terjun langsung ke lapangan untuk
memperoleh data (Arikunto: 2006). Dalam penelitian ini sendiri, kegiatan
observasi dilakukan dengan pengamatan langsung ke tempat penelitian, yakni CV.
Denis Putra Elektrika itu sendiri. Pengamatan yang dilakukan disini adalah
pengamatan yang melingkupi pemasangan kwh meter token serta cara masyarakat
mendapatkan layanan listrik token dari PT. PLN (Persero).
Di samping teknik
observasi, peneliti juga menerapkan teknik wawancara. Pada dasarnya, menurut
Sugiyono (2010), wawancara baru akan dilakukan bila sang peneliti ingin
melaksanakan studi pendahuluan terkait permasalahan yang mesti diteliti.
Peneliti juga mengimbangi teknik wawancara dengan studi kepustakaan. Studi
kepustakaan sendiri adalah metode pengumpulan data yang dilakukan dengan
orientasi sumber bacaan, baik itu buku, majalah, atau pun literatur lain.
Secara umum metode
penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode studi kasus dengan
pendekatan deskriptif. Metode ini memungkinkan peneliti menggambarkan setiap
peningkatan yang terjadi pada pemasangan sistem informasi di CV. Denis Putra
Elektrika Cirebon.
Metoda analisa yang
akan digunakan di sini yaitu pendekatan konvensional yang mengacu kepada
strategi dekomposisi yang berdasar algoritma atau fungsional. Pendekatan ini telah berkembang meliputi
seluruh tahap atau aktivitas proses rekayasa perangkat lunak dari mulai
pemrograman dengan literasi perbaikan, pemrograman terstruktur, ditambah dengan
perancangan terstruktur kemudian analisis terstruktur dan sebagainya.
Hasil
dan Pembahasan
A.
Hasil
Penelitian
1.
Analisis
Sistem yang Telah Berjalan
Analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian
dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan
maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan
yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya.
Sebagaimana yang telah dikupas pada latar belakang,
bahwa sistem yang saat ini digunakan oleh CV. Denis Putra Elektrika dalam
pelayanan pemasangan KWH meter token mengacu pada PT. PLN (Persero) Cirebon untuk
rayon Sumber dimana seluruh kegiatannya masih dalam bentuk manual tepatnya
setelah data-data yang diolah dimasukkan kedalam arsip atau berkas-berkas
sehingga data tersebut dapat hilang dan rusak, sangat lambatnya proses
pencarian, proses pembuatan laporan, dan lain-lain, maka perlunya sistem
komputerisasi agar data tersebut dapat tersimpan dengan baik dan tidak
mengalami kerusakan, proses pencarian data dapat berlangsung cepat, proses
pembuatan laporan dapat dilakukan dengan cepat juga dan akurat, penanggulangan
persoalan-persoalan penting dapat cepat tertangani terlebih hampir semua proses
PT. PLN (Persero) telah familar dengan prosedur terkomputerisasi.
a.
Prosedur
yang Sedang Berjalan
Adapun prosedur-prosedur pada sistem berjalan yang
disoroti adalah sebagai berikut:
1)
Prosedur
Pendaftaran Pasang KWH Meter Token
a. Calon pelanggan mendaftar melalui
petugas dengan mengisi formulir pendaftaran
b. Petugas memberikan informasi tentang
persyaratan-persyaratan pendaftaran (KTP calon pelanggan dan rekening tetangganya)
c. Petugas melakukan survey ke rumah calon
pelanggan, serta mengkalkulasi besarnya uang yang harus dibayar calon pelanggan
atas semua keperluan pemasangan.
d. Petugas menerima uang pembayaran dan
langsung menyampaikan nya ke PT. PLN (Persero), serta menyerahkan tanda bukti
pembayaran kepada administrasi CV. Denis Putra Elektrika
e. Petugas
mencatat tanda bukti pembayaran untuk diberikan kepada calon pelanggan, serta
mencatat data calon pelanggan sesuai syarat-syarat yang telah dipenuhi
pendaftar untuk diarsipkan.
2)
Prosedur
Instalasi Listrik Rumah Pelanggan
a. Petugas menyediakan peralatan dan bahan
instalasi yang diperlukan sesuai yang distandarkan PT. PLN (Persero)
b. Petugas melakukan pekerjaan istalasi,
dan mencatat laporan pekerjaan pada form laporan pekerjaan
c. Setelah mengisi form hasil kerjaan
kemudian meminta tanda tangan pemilik rumah yang diinstalasi listrik untuk
mengetahui
d. Setelah menandatangani form hasil
pekerjaan petugas menyerahkannya ke administrator
e. Administrator menerima laporan
pekerjaan yang disampaikan oleh petugas
f. Administrator mencatat data hasil
pekerjaan dan mengarsipkannya.
3)
Prosedur
Pemasangan KWH Meter Token
a. Administrator
membuat surat pemesanan KWh meter dua rangkap atas data calon pelanggan yang
mendaftar dan ditandatangani direktur
b. Administrator menyampaikan pemesanan KWh
meter tersebut kepada PT.
PLN (Persero) atas pendaftar sesuai dengan data calon pelanggan
c. Administrator mengarsipkan surat
pemesanan, dan mencatat tanggapan atas apa yang dipesan pada saat berikutnya
d. Apabila barang tidak tersedia maka
administrator segera menyampaikan kepada pelanggan untuk menunggu dengan sabar,
dan bila barang tersedia petugas mengambil barang ke PT. PLN (Persero) untuk
dipasangkan serta menyerahkan slip bukti menerima barang dan form isian pekerjaan
yang telah ditandatangani pemilik rumah bahwa barang sudah terpasang.
4)
Prosedur
Pemeriksaan Oleh Konsuil
a. Administrator
membuat surat permohonan pemeriksaan instalasi atas rumah yang telah
diinstalatir dengan KWh meter token sudah terpasang kepada Konsuil
b. Administrator
menyampaikan surat permohonan tersebut kepada Konsuil setelah surat tersebut
ditandatangani oleh Direktur
c. Administrator
mencatat tanggapan pihak konsuil untuk diarsipkan dan mencatat surat tugas
monitoring pemeriksaan untuk disampaikan kepada petugas
d. Petugas
memonitor pelaksanaan pemeriksaan dan mengisi formulir monitoring pemeriksaan
dan menyerahkannya kepada administrator setelah ditandatangani petugas dan
pemilik rumah
e. Jika
Instalasi tidak memenuhi syarat, Administrator menerima tanggapan dari pihak
Konsuil dan mencatat surat tugas dan menyampaikannya kepada petugas untuk
dipenuhi apa yang diminta oleh Konsuil.
5)
Prosedur
Penyambungan Listrik Bagi Penerima SLO
a. Administrator
menerima surat layak operasi (SLO) dari pihak Consuil, dan mencatat hasil
pemeriksaan berdasarkan SLO tersebut
b. Administrator
memeriksa pembayaran pelanggan apakah masih ada tunggakan atau lunas
c. Jika
masih ada tunggakan maka administrator membuat surat penagihan kekurangannya,
dan menyampaikan kepada pelanggan. Jika sudah lunas maka aktivitas dilanjutkan
ke langkah berikutnya
d. Administrator
membuat surat permohonan penyambungan dan menyerahkan surat tersebut setelah
ditandatangani Direktur kepada PT.PLN (Persero) bahwa rumah terkait sudah layak
untuk disambungkan
e. Setelah
tersambung administrator mengisi form bukti bahwa rumah yang terpasang KWh
meter token perlistrikannya telah beroperasi, dan mengarsipkannya setelah
ditandatangani oleh pemilik rumah.
6)
Prosedur
Pembayaran Pasang KWH Meter Token
a. Petugas
memeriksa lokasi yang akan diinstalasi dan mengkalkulasi harus berapa calon
pelanggan membayar tanggungan pemasangan kwh meter token
b. Petugas
menerima uang dan menyerahkan kuitansi pembayaran pembayaran sekaligus atau
diansur dua kali
c. Petugas
menyerahkan form pendaftaran dan slip asli atau salinan bukti pembayaran kepada
administrator
d.
Administrator mencatat atas calon
pelanggan yang mendaftar dan untuk mengarsipkan, dan segera mengurus segala
sesuatunya untuk dilakukan penginstalasian lokasi terdaftar
2. Evaluasi Sistem yang telah Berjalan
Setelah
dilakukan analisa baik dilihat dari aliran proses maupun aliran data, maka
sebagai hasil dari evaluasi sistem berjalan di CV. Denis Putra Elektrika adalah
sebagai berikut:
Tabel
1
Evaluasi Sistem
yang Telah Berjalan
|
No. |
Permasalahan |
Solusi |
|
1 |
Prosedur-prosedur
yang dilakukan masih belum konsisten dengan pelaksanaannya, dikarenakan
selu-ruh pelaksanaannya masih manual sehingga masih belum ada kepas-tian
pelaksanaannya. |
Prosedur-prosedur
harus dibangun berdasarkan imple-mentasi WEB, sehingga pelaksanaannya akan
mem-berikan standar untuk segala kegiatan yang dilakukan. |
|
2 |
Seringnya
terjadi masalah-masalah un-efisiensi di segala kegiatannya, seperti : Kendala
membuat laporan yang terlalu lama, hilangnya data pemasangan, kebenaran data ku-rang
akurat, pencarian data yang lama dan lain-lain. |
Pokok
pangkalnya untuk me-ngatasi permasalahan yang ada maka perlu dibangun suatu
sistem komputerisasi yang dapat merombak segala prosedur yang ada dan
disesuaikan dengan sistem informasi
pema-sangan kwh yang terkomputerisasi. |
|
3 |
Komponen-komponen
kegiatan pa-da pemasangan di CV. Denis Putra Elektrika masih memerlukan
pe-ngembangan, dan hal ini pula yang menjadi pokok penghambat proses kegiatan
pemasangan secara kese-luruhan, yang pada gilirannya akan menurunkan kinerja
perusahaan. |
Perlunya
dirancang suatu sis-tem berbasis Web pada kom-ponen-komponen kegiatan
pe-masangan kwh meter token pada CV. Denis Putra Elek-trika instalatir PLN
Cirebon rayon Sumber, guna mening-katkan kinerja perusahaan |
|
4 |
Jika
dibangun suatu sistem yang berbasis WEB, maka permasalah-annya terletak pada
bagaimana implementasi prosedur-prosedur sistemnya baik secara sub maupun
secara prosedur keseluruhan. |
Untuk mengimplementasikan
sistem prosedur sistem yang berbasis web dipelukan konsis-tensi urutan
kegiatan dari mulai awal (pendaftaran) sam-pai pada akhir kegiatan
(monitoring SLO). |
3.
Perencanaan
Sistem yang Akan Diusulkan
Berikut adalah proses secara keseluruhan dari Sistem
Informasi Pemasangan KWh Meter Token berbasis Web yang diusulkan. Customer melakukan pendaftaran dengan
didampingi petugas CV. Denis Putra Elektrika yang didahului dengan pembayaran
tanda jadi bahwa customer tersebut akan memasang KWH meter token. Kemudian petugas menyampaikan uang tersebut
ke Administrator untuk diinputkan pada aksesnya. Setelah terlebih dahulu
administrator menjadwalkan dan melaksanakan instalasi rumah/lokasi customer
maka administrator menginput data hasil instalasi. Kegiatan berikutnya bagi
administrator adalah menjadwalkan pemasangan sesuai dengan waktu yang ditentukan
PLN (Persero) bahwa KWH meter sudah ada dan dapat segera dipasang. Bersamaan dengan saat pemasangan, petugas
juga diharuskan membawa surat tagihan bagi pelanggan yang membayar dengan cara
mengangsur dua kali. Atas dasar data
hasil pemasangan KWH meter dan
data kuitansi pembayaran pelanggan, administrator menginputkan data tersebut
melalui website pada halaman administrator dan administrator juga bisa
mendaftarkan pelanggan dikala para petugas sedang berada dilapangan. Sesaat
setelah menginput data tersebut,
administrator menginput pesan pemeriksaan yang dilakukan oleh Konsuil,
yang kemudian menjadwal untuk memonitor pemeriksaan kepada petugas sesuai
dengan waktu yang diberikan oleh Konsuil.
Atas dasar data pemeriksaan yang disampaikan petugas kepadanya,
Administrator menginput data pemeriksaan ke halaman administrator.
Hasil pemeriksaan terkadang hari itu juga diberitakan
oleh konsuil kepada CV penggarap pemasangan dengan isi berita acara mengenai layak atau tidaknya instalasi dan
pemasangan yang baru diperiksanya. Bagi
informasi berita acara yang belum layak maka pada berita acara pemeriksaan
ditunjukkan perihal mana-mana saja yang harus segera dibenahi oleh petugas CV.
Dari perusahaan penggarap dan setelah dibenahi pemeriksaan kembali dilakukan
pada point-point yang ditunjuk pada berita acara. Sedangkan bagi yang sudah
layak maka CV. Akan menerima SLO dari Konsuil keesokan harinya. Atas dasar surat SLO yang diterimanya maka
Administrator menginputkan data surat tersebut pada halaman websitenya, yang
dilanjutkan dengan pengecekan pada halaman pembayaran/laporan pembayaran untuk
meyakinkan bahwa pelanggan yang bersangkutan telah melunasi semua tanggungan
pemasangan yang dibebankan kepadanya. Ketika pelanggan yang sudah lunas maka
administrator memberitahukan kepada PT. PLN (Persero) untuk segera melakukan
penyambungan. Demikian catatan ilustrasi proses pemasangan KWh meter sesuai
fungsi sistem informasi pemasangan KWh meter berbasis WEB yang dibangun pada
CV. Denis Putra Elektrika.
a.
Prosedur
Pendaftaran Pasang KWH Meter Token
1)
Petugas
ataupun Administrator memberikan informasi tentang persyaratan-persyaratan
pendaftaran (KTP calon pelanggan, rekening tetangganya serta info estimasi
biaya)
2)
Calon
pelanggan mendaftar melalui petugas atau administrator dengan mengisi formulir
pendaftaran secara online pada website
3)
Petugas
melakukan survey ke rumah calon pelanggan, serta mengkalkulasi besarnya uang
yang harus dibayar calon pelanggan atas semua keperluan pemasangan.
4)
Petugas
menerima uang pembayaran dan langsung menyampaikan nya ke PT. PLN (Persero),
serta menyerahkan tanda bukti pembayaran kepada Administrasi CV. Denis Putra
Elektrika
5)
Administrator menginputkan data
pembayaran atas nama calon pelanggan dan mencetak kwitansi pembayaran yag
tertandatangani oleh Direktur atau Administrator sendiri untuk diberikan kepada
calon pelanggan.
6)
Data pendaftar dan pembayaran kini telah
disimpan dalam database
b.
Prosedur
Instalasi Listrik Rumah Pelanggan
1)
Petugas
menyediakan peralatan dan bahan instalasi yang diperlukan sesuai yang
distandarkan PT. PLN (Persero).
2)
Petugas
melakukan instalasi, dan mencatat laporan pekerjaan instalasi pada form laporan
pekerjaan instalasi.
3)
Setelah
mengisi form hasil kerjaan kemudian meminta tanda tangan pemilik rumah yang
diinstalasi listrik untuk mengetahui.
4)
Setelah
menandatangani form hasil pekerjaan petugas menyerahkannya ke administrator.
5)
Administrator
menerima laporan pekerjaan yang disampaikan oleh petugas
6)
Administrator
menginput data laporan pekerjaan tersebut ke dalam database melalui website.
c.
Prosedur
Pemesanan & Pemasangan KWh Meter Token
1) Administrator
membuat surat pemesanan KWH dua rangkap atas data calon pelanggan yang
mendaftar dan ditandatangani direktur
2) Petugas menyampaikan pemesanan KWH meter
tersebut kepada PT. PLN (Persero) atas pendaftar sesuai dengan data calon
pelanggan.
3) Administrator mengarsipkan surat pemesanan,
dan mencatat tanggapan atas apa yang dipesan pada saat berikutnya, serta
menginput data pemesanan melalui website
4) Apabila barang tidak tersedia maka
administrator segera menyampaikan kepada pelanggan untuk menunggu dengan sabar
melalui website yang sebelumnya telah diinput sebagai informasi pelanggan, dan
bila barang tersedia petugas mengambil barang ke PT. PLN (Persero) untuk
dipasangkan serta menyerahkan slip bukti menerima barang dan form isian
pekerjaan yang telah ditandatangani pemilik rumah bahwa barang sudah terpasang.
d.
Prosedur
Permohonan & Pelaksanaan Pemeriksaan Oleh Konsuil
a. Administrator
membuat surat permohonan pemeriksaan instalasi atas rumah yang telah
diinstalatir dengan KWH meter token sudah terpasang kepada Konsuil
b. Petugas
menyampaikan surat permohonan tersebut kepada Konsuil setelah surat tersebut
ditandatangani oleh Direktur
c. Administrator
mengarsipkan surat & tanggapan pihak konsuil serta menginput data pemesanan
pemeriksaan memalui website dan mencatat surat tugas monitoring pemeriksaan
untuk disampaikan kepada petugas
d. Petugas
memonitor pelaksanaan pemeriksaan dan mengisi formulir monitoring pemeriksaan
dan menyerahkannya kepada administrator setelah ditandatangani petugas dan
pemilik rumah
e. Jika
Instalasi tidak memenuhi syarat, Administrator menerima tanggapan dari pihak
Konsuil dan mencatat surat tugas dan menyampaikannya kepada petugas untuk
dipenuhi apa yang diminta oleh Konsuil.
e.
Prosedur
Penyambungan Listrik Bagi Penerima SLO
a. Administrator
menerima surat layak operasi (SLO) dari pihak Consuil, dan menginput data
berdasarkan SLO tersebut melalui website
b. Administrator
memeriksa pembayaran pelanggan apakah masih ada tunggakan atau lunas
c. Jika
masih ada tunggakan maka administrator membuat surat penagihan kekurangannya,
dan menyampaikan kepada pelanggan. Jika sudah lunas maka aktivitas dilanjutkan
ke langkah berikutnya
d. Administrator
membuat surat permohonan penyambungan dan menyerahkan surat tersebut setelah
kepada PT.PLN (Persero) melalui petugas bahwa rumah terkait sudah layak untuk
disambungkan
e. Setelah
tersambung petugas membuat catatan bahwa rumah yang terpasang KWH meter token
perlistrikannya telah beroperasi, kemudian diserahkan kepada administrator dan
menginputkannya setelah sebagai laporan kepada direktur.
f.
Prosedur
Pembayaran Pasang KWH Meter Token
a. Petugas
memeriksa lokasi yang akan diinstalasi dan mengkalkulasi harus berapa calon
pelanggan membayar tanggungan pemasangan KWH meter token
b. Petugas
menerima uang dan menyerahkan kuitansi pembayaran pembayaran sekaligus atau diansur
dua kali
c. Petugas
menyerahkan form pendaftaran dan slip asli atau salinan bukti pembayaran kepada
administrator
d. Administrator
menginput data pembayaran atas nama calon pelanggan yang mendaftar melalui
website dan mengarsipkan salinan bukti pembayaran
e. Kemudian
mencetak kwitansi asli yang tertandatangan oleh Direktur dan diserahkan kepada
pembayar
f.
Administrator segera mengurus segala
sesuatunya untuk dilakukan penginstalasian lokasi terdaftar
B.
Pembahasan
Dari pemaparan di atas, tentu penerapan sistem
informasi memagang andil dalam efektivitas pekerjaan yang dilakukan oleh CV.
Denis Putra Elektrika Cirebon. Tiap-tiap proses pekerjaan yang dilakukan
melalui sistem informasi cenderung lebih mudah, praktis dan tidak membutuhkan
waktu lama. Tidak berhenti sampai disitu. Pada prosesnya, pelaksanaan pekerjaan
juga cenderung lebih irit kertas, sehingga, hal tersebut dapat mengurangi
limbah kertas yang cenderung terjadi pada pekerjaan dengan basic konvensional.
Untuk lebih jelas mengenai perkembangan yang
dihasilkan dari penerapan ini, berikut penulis paparkan beberapa peningkatan
yang terjadi pasca penerapan sistem informasi di CV. Denis Putra Elektrika
Cirebon:
1.
Tata
Laksankaan kegiatan cenderung lebih konsisten dan terarah
Keberadaan WEB dan sistem yang dipasang untuk
masing-masing pekerjaan dapat membuat karyawan bekerja dengan lebih konsisten.
Tidak hanya itu, pada beberapa situasi, keberadaan WEB dan sistem tersebut juga
dapat memangkas waktu pekerjaan. Karyawan tidak perlu lagi menuliskan laporan
pada sebuah kertas. Melalui sistem ini, karyawan hanya diarahkan untuk
memasukan data.
Data yang sudah dimasukkan kemudian akan diteruskan
pada sistem. Data tersebut terikat dan tidak akan pernah berubah, terkecuali memang
jika ada kesalahan dan masalah yang timbul dari sistem itu sendiri.
Secara keseluruhan, ketersediaan WEB dan sistem
informatika dapat membuat pekerjaan karyawan di CV. Denis Putra Elektra jadi
lebih terarah dan konsisten. Hal itu dibuktikan dengan adanya peningkatan
produksitivitas dan kinerja karyawan di CV. Denis Putra Elektrika.
2.
Permasalahan
yang timbul pada sistem konvensional sedikit demi sedikit terkurangi
Seperti yang diketahui, dalam kegiatan konvensional,
ada beberapa masalah yang kerap timbul seperti pembuatan laporan yang lama,
minimnya ketersediaan kertas juga hambatan lain yang umumnya timbul. Melalui
penerapan sistem ini, masalah-masalah terkait hal tersebut akan lebih
berkurang. Masalah pembuatan laporan yang lama akan lebih terhindarkan dengan
hanya meng-input data.
Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa penerapan
sistem informasi yang dilakukan di CV. Denis Putra Elektrika akan sangat
membantu manajemen dalam mengelola setiap kegiatan, baik itu peng-input-an data hingga pengelolaan administrasi
lainnya.
3.
Keberadaan
sistem membuat setiap pekerjaan berjalan secara beruntut dan teratur
Sebagaimana yang telah diterangkan di atas,
keberadaan sistem informasi berbasis WEB membuat pekerjaan berjalan dengan
lebib runtut. Masing-masing kegiatan dilakukan dengan orientasi proses. Dengan
hal ini, efektivitas menjadi suatu hal amat dapat diwujudkan. Walhasil,
perusahaan pun dapat memetik keuntungan dari pengembangan kinerja dan
efektivitas pekerjaan pegawai.
Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian ini
dapatlah diambil kesimpulan bahwa sistem informasi pemasangan KWh meter token
ini adalah sebagai berikut:
1. Dalam
proses analisa pada prosedur-prosedur sistem yang sedang berjalan digunakan
dukungan alat Flowmap dan Data Flow Diagram (DFD). Ini dilakukan oleh karena sistem yang ada di
CV. Denis Putra Elektrika masih manual.
2. Telah
dilakukan berbagai penyesuaian pada prosedur-prosedur yang dirancang dengan
mengacu pada fasilitas-fasilitas yang dipergunakan dengan PLN (Persero)
Cirebon. Ini dilakukan untuk mempermudah dalam rangka pendaftaran, instalasi,
pemasangan, pemeriksaan dan penyambungan.
3. Rancangan
sistem informasi pemasangan kwh meter ini dirancang dengan memiliki tiga aktor
yaitu administrator, direktur, dan petugas/karyawan. Ini dilakukan sesuai dengan sistem yang
dibangun memiliki basis Web serta komponen-komponen yang mendukungnya.
4. Sistem
Informasi Pemasangan KWh Meter Token berbasis web ini untuk diimplementasikan
dan diterapkan pada CV. Denis Putra Elektrika instalatir PLN Cirebon rayon
Sumber sebagai sarana pendaftaran pelanggan, penginstalasian listrik,
pemasangan kwh meter token, pemeriksaan, dan penyambungan listrik kepada
pelanggan terutama dalam hal penyimpanan dan pengolahan data-data yang terkait.
BIBLIOGRAFI
Arikunto,
Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian:
Suatu Pendekatan Praktik Edisi Revisi IV Jakarta: PT Rineka Cipta.
G,
John, et. all. 1983. Information System:
Theory and Practice, Third Edition. New York: JohnWiley & son.
Hamalik,
Oemar. 1989. Teknik Pengukuran dan
Evaluasi Pendidikan. Bandung: Mandar Maju.
HM.
Jogiyanto. 1999. Analisis dan Desain
Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta:
ANDI
Kristanto,
Andri. 2008. Perencangan Sistem Informasi
dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gaya Media.
McLeod.
2004. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta:
PT. Indeks
Sugiyono.
2010. Metode Penelitian Kuantitatif,
Kualitatif dan R & D. Bandung: Alfabeta.